25 września 2024 r. wchodzą w życie przepisy ustawy o ochronie sygnalistów.
Celem ustawy jest ochrona osób, które zgłaszają lub ujawniają informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.
Sygnalistą może być pracownik, były pracownik, funkcjonariusz, żołnierz zawodowy, zleceniobiorca, stażysta czy wolontariusz.
Informacją o naruszeniu prawa jest informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym.
Naruszeniami prawa, które mogą zostać zgłoszone przez sygnalistę są działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące szeregu obszarów skatalogowanych w ustawie, tj. prawo pracy; korupcja, zamówienia publiczne; usługi, produkty i rynki finansowe; ochrona konsumentów, czy ochrona prywatności i danych osobowych.
Ustawa o ochronie sygnalistów reguluje m.in. warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa oraz zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych, zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa organowi publicznemu, a także zasady ujawnienia publicznego informacji o naruszeniach prawa.
Ustawa powinna zainteresować pracodawców przede wszystkim z perspektywy obowiązku wprowadzenia przez pracodawcę procedury zgłoszeń wewnętrznych, która określi zasady przyjmowania takich zgłoszeń oraz stworzy kanały do ich przyjmowania. Wewnętrzne systemy sygnalizowania ułatwią diagnozowanie nieprawidłowości w zakładzie pracy i pomogą eliminować niepokojące zdarzenia.
Zgodnie z opublikowaną ustawą, w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, należy określić system zachęt do korzystania z tej procedury, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
Procedura wewnętrzna musi też określać sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę oraz tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo. W procedurze należy też wskazać bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.
Procedurę zgłoszeń wewnętrznych ustala się po obowiązkowych konsultacjach ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, jeżeli u pracodawcy nie działa organizacja związkowa. Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia projektu procedury. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.
Do najważniejszych dla firm elementów związanych z wdrożeniem procedur wewnętrznych należą:
- zapewnienie ochrony danych osoby zgłaszającej,
- ustalenie postaci przyjmowania zgłoszeń ustnie lub pisemnie (elektronicznie), co będzie wymagało opracowania odpowiednich instrumentów,
- decyzja, czy przyjmujemy zgłoszenia anonimowe,
- prowadzenie rejestru zgłoszeń.
Poza procedurą zgłoszeń wewnętrznych będzie obowiązywała procedura zgłoszeń zewnętrznych polegająca na tym, że pracownik będzie mógł wybrać, czy chce dokonać zgłoszenia na poziomie danego pracodawcy, czy też preferuje od razu zgłoszenie do właściwego organu bądź Rzecznika Praw Obywatelskich.
Pracodawcy mają zaledwie 3 miesiące na opracowanie niezbędnych procedur, gdyż ustawa o ochronie sygnalistów będzie obowiązywać od dnia 25 września 2024 r.